調査報告書(アンケート報告書)の書き方・まとめ方を解説！

この記事を読んで得られること

• 調査報告書を作成したことがない方でも、作成の流れやポイントについて一通り理解できるようになる
• 調査報告書に必要な項目や作成時におけるよくある質問が確認できる
• 調査報告書の作成方法についてより詳しい説明とテンプレート(例文)が掲載された資料が無料でダウンロードできる

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調査報告書とは

調査報告書とは、調査やアンケートを実施し、その集計結果をまとめた報告書のことです。一般的にはアンケートや市場調査の報告書、企業信用調査、建築物の定期調査報告書などがありますが、それぞれの調査報告書に共通しているのは、「第三者にもわかりやすい」「データや数値に基づいた検証結果が記載されている」「検証結果に基づき今後の改善策などが記載されている」ことです。
この記事ではアンケート調査報告書にフォーカスして解説していきますが、様々な調査報告書の作成にも参考にしていただけます。

調査報告書 作成までの流れ

調査報告書を作成するまでの一連の流れは、簡単に説明すると下記のとおりです。

【アンケートの実施・回収】→【アンケート回答の確認・点検】→【回答データを入力・数値化】→【グラフ化・検証】→【報告書の作成】

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調査報告書 作成のポイント

作成時に一番心掛けたいことは、「第三者にも分かりやすく作成する」ことです。誰が見ても理解ができる内容、文章力が求められます。それに加え、下記3つのポイントを必ず押さえておきましょう。

①「どのような目的」で「誰に」向けて作成するかを明確化する

「誰に向けて報告書を作成するのか」は、報告書の作成において、まず最初に明確化すべきことです。主な相手は下記4つになります。

・上司や先輩など、部署・社内の人向け
・トップ・役員向け
・お客様向け
・取引先向け

「丁寧さ」や「提出期限の遵守」は、この4つに共通して必ず守るべきポイントとなりますが、それぞれ重視すべきポイントが異なります。

『トップ・役員向け』の場合、トップや役員はたくさんの案件を抱えているであろう状況が想像できるため、報告書は簡潔且つ重要ポイント（メリットやデメリットなど)を分かりやすく記載されていることが求められます。グラフ等を効果的に載せ、パッと視覚的に理解できるような構成も理想的でしょう。

『お客様向け』『取引先向け』の場合は、報告書の「見栄えの良さ・美しさ」も重要です。見栄えの良さとは、空白や改行を最適に用い、文頭を揃え、レイアウトが工夫されている、等を指します。
自社の商品をアピールしたい場合は、商品のイメージに合ったデザインにするのも効果的です。いくらその商品自体が良いものであっても、報告書の印象で、商品のイメージが左右されてしまう可能性があります。商品イメージとの調和を考えて作成しましょう。

②3部構造で考える

報告書の構造は、「タイトル」「要約」「詳細」の3つの構造に分けることができます。ピラミッドの形に例えると分かりやすく、上から「タイトル」「要約」「詳細」の順に、下に行くほどボリュームが増していきます。
作成する順番は、上から順ではなく、下の「詳細」から順に進めていきます。そうすることで、報告書の全体像を作成初期段階でつかむことができ、まとまりのある報告書が完成します。

③客観的な視点で捉える

調査報告書は、客観的であることが求められています。結果の正確さはもちろんのこと、事実に基づいたことだけを、私見を混ぜることなく、客観的に記載していきましょう。

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調査報告書の作成前に知っておくこと

適正な枚数

内容にもよりますが、より簡潔さを求められる時は、A4用紙1枚で、約1分程度で読めるようなボリュームが適しています。要旨や詳細を記載した一般的な構造で書く場合は、A4用紙2～3枚をおすすめします。

表紙について

表紙を付ける場合は、原則、「タイトル、提出日、作成者名」を、記入します。
表紙は、必ずしも必要ではありません。提出先や内容によります。社内報告書の場合は、表紙は付けないことが多く、反対に社外向けやお客様向けの場合は、デザイン性のある表紙を付けて、製本までおこなう場合もあります。

適したフォントや文体

フォントは、見やすさ重視で選びます。一般的にビジネスにおいて使われることが多いのは、本文では、明朝体です。タイトルや見出しは、ゴシック体が多いです。文字サイズは11～12ポイントが適しているでしょう。
また、『ですます調』か『である調』のどちらかに統一して書きましょう。混同は禁止です。

調査報告書に必要な項目

下記の10項目を満たしていれば完璧！さっそく見ていきましょう。

1.報告書のタイトル

タイトルは非常に重要です。文字を大きくしたり、デザインを変えるなどをして目立たせ、「読みたい」と思わせることが大切です。

報告書の種類によって重要視すべきポイントが異なり、「役員や上司への報告書」や「部内・社内報告書」の場合は、「◯◯◯に関するアンケート調査結果報告書」というような、シンプルなタイトルが適しています。

「プレスリリース」や「ニュースリリース」など、外部へのアピールが目的の場合は、目を惹くキーワードや具体的な数字などを入れて、興味を抱かせるようなタイトル付けが効果的です。

2.調査の背景・目的

報告書の一番最初には、まず、「アンケート調査の趣旨や目的」を、簡潔に一文で記載しましょう。

《例》この報告書（アンケート）は、○○について、△△に対しておこなった結果をまとめたものであり、今後の□□に役立てることを目的としています。

3.調査対象

どのようなターゲット（条件）に当てはまる人を対象にしたのか、を記載します。年齢、年代、性別、居住地などです。

《例》関西2府4県在住の、20代～60代、男女、3,000名（無作為）

★後々のトラブルを防ぐために、調査対象者に対しては、調査前にあらかじめ、「結果を公表すること」や、「結果公表時に匿名なのか非匿名なのか」について、必ず伝えておきましょう。

4.調査方法

ここでは、アンケートの調査方法や、回収手段について、できるだけ詳しく開示・記載します。詳しければ詳しいほど、アンケート結果の信頼性が増します。

主な調査方法としては、インターネット調査、郵送調査、インタビューなどがあります。

《例》インターネット調査：当社Webサイトのアンケートフォームに入力してもらいました。《例》郵送調査：△△地区にある○○スーパーの会員様向けに、アンケート用紙を郵送し、記入後、返送してもらいました。

5.調査期間

調査期間を明記しましょう。西暦、和暦どちらでも構いません。

《例》調査期間：20○○年〇月〇日～20○○年〇月〇日

6.調査結果の回収状況

アンケート結果の「回収数」や「有効回答数」などの、回収状況を記載します。有効回答率の割合も掲載するとベストです。

《例》回収数：〇件、うち有効回答数：〇件、有効回答率：〇％

7.調査結果の概要（要旨・要約）

ここは、非常に重要な部分です。報告書のすべてがここだけ読んでも分かるぐらいに、全体をまとめて簡潔に記載します。
読み手としては、長い前置きは好まず、結果を早く知りたいものなので、長くても3行程度で、50～150文字が適しているでしょう。

《例》製品Aの改良すべき点をアンケート調査したところ、「パッケージデザイン」が最も多く40％、「軽量化(27％)」「価格(18％)」の結果となった。部内では価格の変更を検討していたが、製品を使用している消費者の意見を優先し、パッケージの改良から取り掛かるべきと判断した。

8.調査詳細（具体的な内容）

ここはピラミッド構造でいう、一番下の土台となる部分です。上記「7.概要」を受けて、よりアンケート調査の内容や結果を、具体的に記載していきましょう。
注意すべき点として、具体的＝ダラダラと長い文章を書くことではないので、下記の点を意識し、作成していきましょう。

9.所感

所感とは、「調査結果に基づいて、根拠があることについて、その活用方法や今後の改善策などを、調査担当者が述べる箇所」になります。
述べるといっても、感想文を書くわけではなく、あくまで客観的な立場で考察したことを、肉付け程度に述べていきます。
調査結果や事実とは全く別物になるので、同じ見出し内に書くのではなく、別の見出しを設定して書きましょう。

10.必要に応じて追加する項目

報告書を作成する際に使用した「別資料」がある場合は、その資料名についても記載しておきましょう。

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調査報告書の作成におけるよくある質問

Q：調査報告書は提出先や内容に関わらず表紙が必要ですか？

社内向けではほぼ必要ないといってもいいでしょう。ただし、社内外向け問わず、「詳細」（3部構造のベースで、ボリュームは最多）のページ数が多くなる場合には、製本する要領で表紙をつけることもあります。社外向けでは、表紙をつけることが多いですが、プレスリリースの場合などは、いかに短く簡潔にということが重要ですので、A4で1枚などの形式となり、表紙はつけません。

Q：文章は長くならない方がいいのでしょうか？詳しい解説まで書くと長くなりがちです。

調査の背景にせよ、結論にせよ、文章が短く、かつ抜け・漏れさえなければ、読む人の頭に入りやすいということは確実に言えます。「One word」へのこだわりを普段から持ち続けているのもいいと思います。 

Q：グラフのマーキングですが、数字や文字を囲んだりしたほうがいいでしょうか？

もちろん、グラフや表で強調すべきで、必ず見て欲しい箇所にはマーキングが必要です。ただし、読んでいる人の眼が疲れそうな派手な色合いのマーキングは避けた方がいいと思います。これは、グラフの色付けにも当てはまることで、“うるさくない”トーン＆マナーを心がけられたほうがいいと思います。

調査報告書 作成マニュアル・テンプレート

下記の資料では、調査報告書の書き方やグラフを掲載する際のコツなどを詳しく説明しております。また、調査報告書の例文も掲載しておりテンプレートとしてもご活用いただけます。
無料で公開しておりますので是非こちらも併せてご覧ください。

おわりに

ここまで、調査報告書のまとめ方について解説してきました。繰り返しとなりますが、作成時に心掛けることは、「第三者にも分かりやすく作成すること」です。そして提出前には必ず読み直しを数回行い、誤字脱字などの単純ミスにも気を付けましょう。完璧な報告書が完成したときの達成感はとても大きいものです。初めてでも恐れることなく、チャレンジしましょう！